La gestion des priorités

Pour les prochains billets nous allons provisoirement nous éloigner un peu — juste un peu — de la perte de poids : nous allons parler de la gestion des priorités. La gestion des priorités consiste à définir quelles sont les tâches que l’on va accomplir et dans quel ordre.

Flèches

Nous avons tous beaucoup de tâches à réaliser chaque jour, que ce soit dans le cadre familial, professionnel, associatif.

Certaines tâches ne concernent que nous tandis que d’autres nous sont demandées ou imposées par notre entourage.

À partir d’un certain seuil, et ce seuil dépend à la fois de chacun et du temps dont nous disposons, nous sommes tenus d’organiser la façon dont nous allons effectuer toutes nos actions, voire d’en reporter ou laisser tomber certains … oui mais lesquelles ? 

La matrice d’Eisenhower

Pour gérer les priorités des actions que l’on doit réaliser, et cela s’applique également dans le milieu professionnel, il existe un outil simple appelé matrice d’Eisenhower.

Selon Wikipédia : Cette méthode visant à donner des priorités aux tâches aurait été inspirée par Dwight D. Eisenhower, 34eprésident des États-Unis d’Amérique, qui aurait un jour déclaré : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. ».

Principe

La matrice d’Eisenhower est un outil permettant la gestion des priorités en fonction du degré d’urgence et d’importance de chaque tâche, ceci parce que :

  • Toutes les tâches n’ont pas la même « valeur » ;
  • Toutes les tâches ne sont pas forcément à réaliser :
    • Par soi-même,
    • Tout de suite,
    • Voire réalisées tout court,
  • Cela permet d’optimiser son efficacité ;
  • Cela offre une meilleure visibilité sur ses tâches.

À quoi ressemble cette matrice ?

En général on représente la matrice d’Eisenhower soit sous la forme d’un tableau à 2 lignes et 2 colonnes, soit sous la forme d’un quadrant :

Priorités selon l'importance et l'urgence

Axes de classement des tâches

Ainsi on classe les tâches en fonction de :

  • Leur urgence ;
  • Leur importance.

2 remarques cependant :

  • L’urgence :
    • Elle est souvent toute relative ;
    • Urgent pour qui : Pour moi ? Pour mon équipe ? Pour mon manager ?
    • Urgent pour quand : Ce soir ? Demain ? La fin de semaine prochaine ?
    • Attention aux abus !

Définition du Larousse « qui ne peut se différer : affaire urgente ». Ainsi une tâche urgente implique une action rapide et immédiate ; une tâche urgente est une tâche qui ne peut pas attendre : il y aura des conséquences néfastes si je ne la réalise pas.

On parle alors de délais.

  • L’importance :

Définition du Larousse : « Quelque chose dont la place, le rôle, l’intérêt ou les conséquences possibles sont considérables »

On parle alors de valeur.

Comment classer les tâches ?

Le fait de classer ses actions dans la matrice d’Eisenhower permet à la fois de prioriser et de relativiser les actions en question. Le classement n’est pas toujours simple lorsque l’on n’est pas familier avec cet outil ; on peut cependant, aux moyens de quelques questions ciblées, effectuer un classement assez rapide. En pratique, demandez-vous pour chaque action :

  • Si je ne le fais pas, qu’est-ce que je risque ?
  • Si je le fais, qu’est-ce que je gagne ?
  • Est-ce une opportunité de le faire maintenant ?

Et pour choisir entre plusieurs tâches en concurrence :

  • Cette tâche est-elle vraiment en lien fort avec un objectif ?
  • Parmi les objectifs que servent plusieurs tâches, lequel de ces objectifs est le plus urgent / important à mes yeux ?
  • Quelle est la valeur ajoutée de cette tâche, en termes de retour sur investissement (en temps, en argent) ?

Et maintenant ?

À vous de jouer : Quelle sont vos priorités dans la vie ? Quelle importance accordez-vous à vos différentes tâches ? En fonction du temps dont vous disposez chaque jour, quelle place doivent prendre votre effort vers la perte de poids ?

Balance

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